Czy szkolenia pracowników z RODO są obowiązkowe?

Przetwarzanie danych osobowych to obowiązek niemal każdej firmy, dlatego szkolenia pracowników z zakresu RODO są praktycznie nieodłączną częścią funkcjonowania większości przedsiębiorstw. Niewiele jest, bowiem firm, w których jedynie właściciel odpowiada za przestrzeganie obowiązującej ustawy i podlega jej prawnym konsekwencjom. W dzisiejszym wpisie dowiesz się, kto może prowadzić szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych oraz znajdziesz odpowiedź na pytanie jak powinno wyglądać takie szkolenie.

Czy szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych zawsze jest koniecznością?

Prawo oraz ustawa nie narzucają wprost konieczności przeszkolenia pracowników w zakresie RODO, jednak wiele firm decyduje się na powołanie inspektora ochrony danych, który monitoruje działania pracowników firmy w zakresie RODO. Do jego kompetencji należy również prawidłowe przeszkolenie wszystkich osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. W przypadku braku inspektora obowiązki te spoczywają na właścicielu firmy i to do niego należy decyzja o konieczności szkolenia.

W sytuacji, gdy firma jest mała a jej pracownicy nie mają kontaktu z danymi osobowymi (np. są to pracownicy wykonujący jedynie prace fizyczne) to nie ma potrzeby prowadzenia takiego szkolenia. Konieczność taka zachodzi, jednak w przypadku gdy pracownicy przekazują dokumenty klientom, proszą ich o podanie niektórych informacji w celu sfinalizowania zlecenia oraz udzielają w imieniu właściciela firmy informacji telefonicznych. Szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych może prowadzić zarówno wspomniany wcześniej inspektor jak i właściciel firmy oraz pracownik zewnętrznej firmy zajmującej się szkoleniami. Ważne jest, by osoba ta znała dokładnie aktualne przepisy RODO i potrafiła przekazać swoją wiedzę w sposób pełny.

Do zalet omawianego szkolenia z RODO HONEST-IUS należy przede wszystkim bezpieczeństwo pracowników i klientów w zakresie przetwarzania podanych danych, większy komfort pracy pracowników, co przekłada się na budowanie trwałych relacji z klientami, a także wiarygodność całej organizacji, która wdraża i dba o przestrzeganie przepisów RODO.

Jak często należy przeprowadzać tego typu szkolenie?

W tym przypadku również prawo nie narzuca konkretnych terminów szkoleń. Występują jednak pewne sytuacje, które wymuszają konieczność przeszkolenia pracowników. Możemy tutaj wymienić:

•           zatrudnienie nowego pracownika – wdrożenie do firmy nowo zatrudnionego pracownika ma niezwykle istotny wpływ na ochronę danych osobowych , szczególnie gdy osoba ta będzie miała kontakt z tak wrażliwymi danymi.

•           zmiana regulacji prawnych – w przypadku zmian w brzmieniu ustawy RODO oraz innych przepisów regulujących sposoby przetwarzania danych osobowych konieczna jest aktualizacja wiedzy pracowników pozwalająca uniknąć jakichkolwiek błędów.

•           zmiany w strukturze wewnętrznej firmy –  w przypadku częstych rotacji pracowników pomiędzy działami firmy należy aktualizować ich wiedzę w zakresie zasad ochrony danych rozporządzalnych przez ten pion firmy, do którego zostali oddelegowani.

•           incydenty związane z niewłaściwym przetwarzaniem danych –  w takim przypadku niezbędne jest szkolenie wraz z analizą groźnej sytuacji, która miała miejsce oraz przygotowaniem działań, które pozwolą zapobiec tego typu zdarzeniom w przyszłości.

Jak wygląda tego typu szkolenie?

Szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, gdzie podmiotem prowadzącym jest Kancelaria HONEST-IUS Ewa Masierak, odbywają się w formie spotkania, w pobliżu miejsca pracy jego uczestników. Takie rozwiązanie stwarza możliwość interakcji z pracownikiem i bieżącego rozwiewania jego wątpliwości. Jest to bardzo efektywna forma szkolenia, jednak wymusza ona konieczność wygospodarowania czasu pracownika w godzinach jego pracy. Zaletą szkoleń są materiały dedykowane określonej profesji, możliwość zadawania pytań i rozwiania wszelkich wątpliwości dotyczących ochrony danych osobowych.