Multimedialne sale konferencyjne

Sala konferencyjna wykorzystywana jest podczas organizacji dużych wydarzeń oraz kameralnych spotkań biznesowych. Właściwie wybrana, stanowi w dużej mierze o sukcesie organizacji sympozjum, zebrania lub mityngu. Czym kierować się w doborze odpowiedniej sali konferencyjnej? O tym poniżej. 

Jak powinna wyglądać sala konferencyjna?

Aby sala konferencyjna spełniała wszystkie wymagania, należy rozpocząć od ustalenia liczby osób, które mają gościć na spotkaniu. Tak sala, jak i jej zaplecze, muszą spełniać różnego rodzaju potrzeby uczestników często wielogodzinnych konferencji. Lokalizacja jest bardzo ważna: w bezpośrednim sąsiedztwie powinny znajdować się toalety, parkingi, restauracje bądź kawiarnie. Sama sala konferencyjna musi być wyposażona w odpowiednie meble – długie stoły i wygodne krzesła, a także sprawną klimatyzację. Należy zwrócić uwagę na oświetlenie, zarówno naturalne, jak i sztuczne. Kluczową kwestią jest dobór wysokiej jakości sprzętu audiowizualnego.

Wyposażenie multimedialnej sali konferencyjnej

Przy wyborze multimedialnej sali konferencyjnej należy zwrócić uwagę na dostęp do szybkiego internetu oraz wystarczającej ilości gniazdek elektrycznych. Wydaje się to oczywistością, jednak realia potrafią bardzo zaskakiwać. Nawet Warszawa boryka się jeszcze z tego typu trudnościami. Nic chyba nie jest w stanie tak skutecznie zepsuć nawet najlepiej zorganizowanego spotkania, jak przerywanie połączenie z internetem. Na co jeszcze zwrócić szczególną uwagę?

• Meble – wygodne meble to podstawa. Krzesła z możliwością regulacji wysokości i rozkładanym stolikiem stanowić będą najbardziej komfortową opcję przy dużej liczbie uczestników konferencji. W przypadku mniejszych grup dobrym rozwiązaniem są eleganckie i wygodne fotele.
• Oświetlenie – musi mieć możliwość regulacji, aby dostosować je do potrzeb i panujących warunków. Jeżeli sala posiada dostęp do światła naturalnego, powinna mieć także system do całkowitego zaciemnienia pomieszczenia.
• Sprzęt audio wideo – absolutnym standardem są takie elementy wyposażenia jak: projektor, ekran, rzutnik, flipchart, a także system nagłośnienia i mikrofony. Zwyczajowo sala konferencyjna dysponuje nagłośnieniem zamontowanym na stałe. Te najlepsze posiadają również jego wersję mobilną, co pozwala na dostosowanie go do własnych potrzeb.

Jak przygotować salę konferencyjną na spotkanie?

Przygotowanie do ważnego spotkania to nie tylko miejsce, oświetlenie czy sprzęty. Warto zadbać o harmonię, zarówno w ułożeniu mebli, jak i wyborze choćby koloru dodatków. Należy unikać wszystkiego, co odwraca uwagę i rozprasza zgromadzonych gości. Dobrze sprawdzi się wykorzystanie świeżych kwiatów lub zielonych roślin, a także wykorzystanie gustownych elementów dekoracyjnych.