Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?

Wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest jedną z najważniejszych decyzji podejmowaną przez właściciela każdej firmy. Biuro księgowe zajmuje się profesjonalną dokumentacją działalności przedsiębiorstwa, pozwalając jego właścicielom na skupieniu się na rozwoju firmy. Czym się więc kierować przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego? Na co zwrócić szczególna uwagę?

Kwalifikacje biura rachunkowego

Jeszcze około 6 lat temu Licencja Ministra Finansów była wymagana, aby można było zajmować się prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Dlatego też wiele firm, takich jak przykładowo Biuro Rachunkowe B&N, mieszczące się przy ulicy Jana Karola Chodkiewicza 17; 85-065 Bydgoszcz (Tel:  517 459 020) posiada tego typu licencję, która jeszcze kilka lat temu uprawniała do pracy w zawodzie. Jednak w dzisiejszych czasach żadne uprawnienia tego typu nie są potrzebne, a biuro rachunkowe może otworzyć właściwie każdy i dlatego tak ważne jest, aby sprawdzić, czy osoba odpowiadająca za księgowość w danym biurze posiada odpowiednie kwalifikacje, takie jak m. in.:

• Licencja Ministra Finansów –  pomimo tego, że nie jest już obowiązkowa, każdy księgowy z wieloletnim stażem będzie ją posiadał, jest więc to pewnego rodzaju potwierdzenie umiejętności i wiedzy zdobytej przez lata pracy
• Certyfikaty Centrum Informacji Ksiegowej – jest to organizacja, która zapewnia certyfikaty biurom księgowym i rachunkowym poprzez np. egzaminy. Informacje są udostępniane na ich stronie internetowej i jest to największa baza tego typu dostępna w Polsce.
• Potwierdzenia szkoleń i kursów księgowych – jest to informacja dla potencjalnego klienta, która mówi o tym, że dane biuro rachunkowe zarówno poszerza swoje kwalifikacje jak i uaktualnia wiedzę, co może okazać się szczególnie ważne biorąc pod uwagę fakt, jak szybko przepisy w branży księgowej potrafią się zmieniać.

Działalność biura rachunkowego, a ubezpieczenie OC

Jest to rzecz, która zaraz obok kwalifikacji jest najważniejsza jeśli chodzi o wybór usług księgowych, ponieważ jest to ubezpieczenie chroniące finansowo firmę, jeśli biuro rachunkowe popełni jakiekolwiek błędy. W związku z tym warto zapytać osobę odpowiedzialną za księgowość o wysokość takiego ubezpieczenia czy możliwości rozszerzenia polisy.

Usługi księgowe i ich zakres

Trzeba przede wszystkim sprawdzić co dana usługa księgowa obejmuje, czy jest to tylko podstawowy zakres, taki jak wyliczenie podatków i wysyłka deklaracji, czy też np. jest w to wliczone doradztwo podatkowe lub reprezentacja w urzędach.

Specjalizacja biura rachunkowego

Każde biuro rachunkowe specjalizuje się w obsłudze firm z konkretnych branż jak np. logistyka, w związku z tym trzeba wybrać takie biuro, które będzie najodpowiedniejsze dla firmy. Możemy również sprawdzić, czy dane biuro rachunkowe oferuje szkolenie z księgowości, wówczas możemy mieć pewność, że pracujący w nim księgowi bardzo dobrze znają się na swoim zawodzie, dzięki czemu uczą inne osoby, jak go profesjonalnie wykonywać.

Organizacja biura księgowego

Sposób w jaki działają biura rachunkowe potrafi się znacząco różnić, dlatego też należy zwrócić szczególną uwagę na pewne kwestie, aby mieć pewność, że dane biuro księgowe będzie spełniało nasze wymagania.

• Przede wszystkim potrzebna jest informacja dotycząca godzin pracy biura, dzięki czemu będziemy mieli świadomość tego, czy w razie jakiegoś nieprzewidzianego zdarzenia możemy liczyć na wsparcie księgowości, czy też wszystkie sprawy musimy załatwić w konkretnych godzinach między otwarciem a zamknięciem biura.
• Zdecydowanie dobrze jest dowiedzieć się czy będziemy regularnie informowani o podatkach do zapłaty, w formie np. e-maili czy rozmów telefonicznych z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mieć możliwość ciągłego monitorowania sytuacji.
• Jedna z najważniejszych rzeczy jest ustalenie terminu przekazywania dokumentów i ich metody, tj. czy będą to dokumenty przekazywane fizycznie pocztą, elektronicznie e-mailem, czy może też jednym i drugim, ale również i ewentualne konsekwencje przekroczenia terminów.

Ochrona danych osobowych

Warto sprawdzić procedury, jakie dane biuro rachunkowe posiada w związku z ochroną danych osobowych, z uwagi na to, że są to informacje poufne i niezwykle ważne, a ich wyciek może spowodować niechciane problemy. Należy więc wybrać takie biuro, którego ochrona przed takim wyciekiem jest jednym z priorytetów i które zdaje sobie sprawę z jego potencjalnych zagrożeń.

Budżet, a wybór biura rachunkowego

Bardzo ważnym w wyborze biura rachunkowego jest budżet firmy, aczkolwiek przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na stosunek ceny do jakości oferowanych usług. Powinien to być wybór rozsądny i rozsądnie jest również upewnić się, że żadne dodatkowe opłaty nie zostaną naliczone w trakcie wykonywania usług.