Jak w uporządkowany sposób przechowywać dokumenty w przedsiębiorstwie?
Dokumenty, elektroniczne lub papierowe, muszą być przechowywane przez odpowiedni okres oraz w odpowiedni sposób. Jest to przede wszystkim wymóg prawny, ale należy pamiętać, że odpowiednio prowadzona dokumentacja usprawnia działanie firmy. Łatwiej wtedy znaleźć interesujące nas informacje oraz mamy pewność, że nic się nie “zawieruszy”.
Jakie są zasady archiwizacji dokumentów oraz ich obiegu w firmie? Jak poradzić sobie z nieustającym natłokiem dokumentów? Podpowiadamy.
Dokumentacja elektroniczna i papierowa
Od 1 stycznia 2019 roku możliwe jest prowadzenie elektronicznej dokumentacji przedsiębiorstwa. Cyfrowa wersja dokumentu ma takie samo znaczenie prawne, co papierowa wersja. Oznacza to, że przechowywanie i porządkowanie dokumentów jest teraz prostsze niż wcześniej.
Na rynku istnieje wiele systemów, które umożliwiają odpowiednie segregowanie skanów dokumentów. Można przypisać je do konkretnych osób, dat, projektów oraz ograniczyć do nich dostęp dla wybranych pracowników. Takie programy powiązane są również często z pocztą, co sprawia, że archiwizacja poczty (zarówno tej papierowej, jak i elektronicznej) staje się naprawdę niesamowicie łatwa.
Dla właścicieli większych przedsiębiorstw elektroniczne przechowywanie dokumentów jest najlepszą i najmniej kosztowną opcją pozwalające na sprawne przechowywanie dokumentów.
Przyjmowanie i obieg korespondencji
Obieg korespondencji papierowej w przedsiębiorstwie jest bardzo ważny. Większe firmy dostają codziennie paczki, listy nadane, czy powiadomienia. Przedsiębiorstwa również muszą zapanować nad nadawaniem listów. Odpowiednie zarządzanie pocztą przychodzącą i wychodzącą jest kluczem do późniejszej archiwizacji oraz do sprawnego przepływu informacji wewnątrz firmy.
Odpowiednie przechowywanie dokumentów księgowych
Każda firma ma obowiązek przechowywania dokumentów księgowych, jako dowodu skarbowego. Ich odpowiednie przechowywanie i archiwizacja jest kluczowe nie tylko podczas kontroli skarbowej, ale również podczas codziennego funkcjonowania firmy. W każdej chwili może być potrzebna dawna faktura lub dowód zapłaty.
Wspomniane wcześniej systemy do elektronicznego przechowywania dokumentów również świetnie nadają się do przechowywania i archiwizacji dokumentów księgowych. Należy jednak pamiętać, że nie mogą być to jedynie skany dokumentów. Potrzebny jest również elektroniczny podpis kwalifikowany i pieczątka elektroniczna, aby taki cyfrowy dokument był ważny.